Lista wymaganych dokumentów weryfikacyjnych (Pre-audit checklist)
Zestaw dokumentów źródłowych wymaganych od producenta przed audytem na miejscu i w jego trakcie.
Data zatwierdzenia: 2026-05-01
Następny przegląd: 2027-05-01
Powiązany dokument bazowy: PR-EPD+BET-EPD-PL:2026 §4–§5
1. Cel i status dokumentu
Niniejszy załącznik określa minimalny zakres dokumentacji wymaganej przez Operatora Programu EPD+ Polska dla rozpoczęcia audytu weryfikacyjnego. Lista stanowi podstawę identyfikowalności (audit trail) wymaganej przez ISO 14025:2026 oraz przez metodę walidacji TRACE określoną w MET-TRACE-EPD-PL:2026.
Dokumenty oznaczone jako P0 są warunkiem koniecznym do rozpoczęcia audytu. Brak któregokolwiek z dokumentów P0 skutkuje odroczeniem audytu lub odmową wystawienia deklaracji EPD+. Dokumenty P1 są pożądane i wpływają na czas trwania audytu oraz głębokość weryfikacji.
2. Dokumenty źródłowe (kategoria A — P0)
2.1 Faktury i dokumenty WZ surowców (12 miesięcy wstecz)
| Lp. | Dokument | Zakres |
|---|---|---|
| 1 | Faktury VAT zakupu cementu | wszystkie / 12 mc |
| 2 | Faktury VAT zakupu kruszywa | wszystkie / 12 mc |
| 3 | Faktury VAT zakupu piasku | wszystkie / 12 mc |
| 4 | Faktury VAT zakupu domieszek | wszystkie / 12 mc |
| 5 | Faktury VAT zakupu dodatków (popiół, GGBS, mikrokrzemionka) | wszystkie / 12 mc |
| 6 | Dokumenty WZ wszystkich dostaw | próbka 10% |
2.2 Energia i media
| Lp. | Dokument | Zakres |
|---|---|---|
| 7 | Faktury energii elektrycznej | 12 miesięcy |
| 8 | Faktury paliwa (olej napędowy, gaz) | 12 miesięcy |
| 9 | Faktury wody technologicznej | 12 miesięcy |
| 10 | Odczyty liczników energii (kalibracja, raporty miesięczne) | 12 miesięcy |
2.3 Dokumenty zgodności surowców
| Lp. | Dokument | Zakres |
|---|---|---|
| 11 | Deklaracje Właściwości Użytkowych cementu (DoP / DoPC) | wszyscy dostawcy |
| 12 | Deklaracje EPD cementu | jeśli posiadane |
| 13 | Deklaracje Właściwości Użytkowych kruszywa | wszyscy dostawcy |
| 14 | Karty charakterystyki domieszek (KC / SDS) | wszystkie |
| 15 | Świadectwa CE oraz oznaczenie B (znak budowlany) | aktywne |
3. Receptury i produkcja (kategoria B — P0)
| Lp. | Dokument | Zakres |
|---|---|---|
| 16 | Recepty Techniczne Conkretu (RTC) wszystkich klas obejmowanych deklaracją | obowiązkowe |
| 17 | Zapisy z systemu dozowni (PLC, RFM) | próbka 30 dni |
| 18 | Wyniki badań laboratoryjnych betonu (rzeczywista wytrzymałość) | obowiązkowe |
| 19 | Plan kontroli produkcji ZKP | aktualny |
| 20 | Rejestr aktualizacji receptur (12 miesięcy) | obowiązkowe |
| 21 | Zestawienie wolumenów produkcji miesięcznych z podziałem na klasy | 12 miesięcy |
4. Dostawcy (kategoria C — P0)
Wymagania na podstawie EN 16757:2022 §6 oraz ISO 14025:2026 dotyczące pełnej identyfikowalności dostawców surowców.
| Lp. | Dokument | Zakres |
|---|---|---|
| 22 | Lista wszystkich dostawców w roku obrotowym | obowiązkowe |
| 23 | Dystanse od wytwórni (współrzędne GPS lub mapa) | obowiązkowe |
| 24 | Forma transportu dla każdego dostawcy | obowiązkowe |
| 25 | Rejestr zmian dostawców (12 miesięcy) | jeśli wystąpiły |
5. System zarządzania (kategoria D — P1)
| Lp. | Dokument | Zakres |
|---|---|---|
| 26 | Aktualny certyfikat ISO 14001 | pożądane |
| 27 | Aktualny certyfikat ISO 9001 | pożądane |
| 28 | Polityka środowiskowa wytwórni | jeśli wdrożona |
| 29 | Plan audytów wewnętrznych (12 miesięcy) | obowiązkowe |
| 30 | Raport z ostatniego audytu nadzorczego ZKP | obowiązkowe |
| 31 | Wykaz pracowników z dostępem do platformy EPD+ Kalkulator | obowiązkowe |
6. Identyfikowalność i ścieżka audytowa (kategoria E — P0)
Wymagania na podstawie ISO 14025:2026, EN 16757:2022 §6 oraz ISO 14065:2020 §6.4.5.
| Lp. | Dokument | Zakres |
|---|---|---|
| 32 | Mapa powiązań deklaracja EPD → receptury → dostawcy → faktury | obowiązkowe |
| 33 | Dowody dystansów dostawców (numery WZ, faktur) | obowiązkowe |
| 34 | Polityka retencji dokumentów producenta | ≥ 5 lat |
| 35 | Procedura tworzenia kopii zapasowych danych receptury i wskaźników | obowiązkowe |
Każda wartość liczbowa w opublikowanej deklaracji EPD musi być możliwa do prześledzenia wstecz aż do konkretnego dokumentu w archiwum producenta. Przykład ścieżki audytowej dla wartości GWP równej 342 kg CO₂e/m³ dla betonu C30/37:
GWP 342 kg CO₂e/m³
← kalkulator EPD+ Kalkulator
← receptura RTC-BET-C30/37-v3
← cement CEM II/B-S 42,5 (250 kg/m³, EPD dostawcy: 720 kg CO₂e/t)
← faktura nr FV/{ROK}/{NR} z dnia {DATA}
← dokument WZ nr {NR_WZ}
7. Dokumenty organizacyjne (kategoria F — P1)
| Lp. | Dokument | Zakres |
|---|---|---|
| 36 | Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (potwierdzenie aktualności) | aktualny |
| 37 | NIP / REGON | obowiązkowe |
| 38 | Pełnomocnictwo osoby kontaktowej | obowiązkowe |
| 39 | Lista osób uprawnionych do podpisywania dokumentacji EPD | obowiązkowe |
8. Dostęp w trakcie audytu na miejscu (kategoria G — P1)
Audytor weryfikuje wymienione poniżej obszary podczas wizyty w wytwórni.
| Lp. | Element | Zakres |
|---|---|---|
| 40 | Dozownia i system sterowania | obowiązkowe |
| 41 | Silosy cementu (oznaczenia, partie) | obowiązkowe |
| 42 | Boksy kruszywa (oznaczenia frakcji) | obowiązkowe |
| 43 | Laboratorium kontroli jakości | obowiązkowe |
| 44 | Archiwum dokumentów | obowiązkowe |
| 45 | Platforma EPD+ Kalkulator (login operatora) | obowiązkowe |
9. Dokumenty dodatkowe dla EPD projektowego (kategoria H)
Wymagania dotyczą wyłącznie deklaracji EPD projektowych obejmujących fazę A4 (transport na konkretną budowę).
| Lp. | Dokument | Zakres |
|---|---|---|
| 46 | Adres miejsca dostawy (inwestycja) | obowiązkowe |
| 47 | Planowane wolumeny dostaw dla projektu | obowiązkowe |
| 48 | Forma transportu (gruszki, pompy ciężarowe) | obowiązkowe |
| 49 | Dystans wytwórnia–budowa (współrzędne GPS) | obowiązkowe |
10. Terminy przekazania dokumentacji
| Termin | Zakres dokumentacji | Forma |
|---|---|---|
| T − 30 dni | kategorie 2 (A.1, A.2, A.3) i 3 (B) | platforma EPD+ Kalkulator |
| T − 14 dni | kategoria 4 (C — lista dostawców z dystansami) | platforma EPD+ Kalkulator |
| T − 7 dni | kategorie 5 (D), 7 (F) | poczta elektroniczna szyfrowana |
| T = 0 (dzień audytu) | kategorie 6 (E), 8 (G), opcjonalnie 9 (H) | dokumentacja na miejscu |
W przypadku nieprzekazania kompletu dokumentów P0 do dnia T − 7 audyt zostaje odwołany z siedmiodniowym terminem przesunięcia. Koszty wynikające z przesunięcia ponosi producent zgodnie z aktualnym cennikiem.
11. Dopuszczalne formy przekazania dokumentów
- Platforma EPD+ Kalkulator, sekcja „Dokumenty audytowe” — forma preferowana.
- Bezpieczny link Multicert (zaszyfrowany, do 5 GB) — udostępniany po zawarciu umowy.
- Poczta elektroniczna szyfrowana na adres audyt@multicert.pl (do 25 MB w pojedynczej wiadomości).
- Nośnik fizyczny dostarczony do siedziby Operatora Programu (ul. Mydlarska 47, 04-690 Warszawa).
Niedopuszczalne są: przekazywanie dokumentacji handlowej pocztą elektroniczną bez szyfrowania, udostępnianie poprzez publiczne usługi przechowywania plików bez zabezpieczeń, skany o rozdzielczości poniżej 150 dpi oraz dokumenty bez paginacji uniemożliwiającej powiązanie ich z systemem ewidencji producenta.
12. Poufność i retencja
Wszystkie przekazane dokumenty są objęte umową o zachowaniu poufności (NDA), stanowiącą integralną część umowy głównej. Multicert i osoby działające w imieniu Operatora Programu zobowiązani są do nieudostępniania dokumentacji stronom trzecim, niesporządzania kopii poza systemem audytowym, zniszczenia kopii roboczych po zakończeniu audytu oraz przechowywania archiwum przez 10 lat zgodnie z EN ISO/IEC 17029:2019 §7.5 i ISO 14065:2020 §9.9. Pełna polityka poufności określona jest w PR-EPD+BET-EPD-PL:2026 §13.3.
13. Klauzula bezstronności
Doradca Operatora Programu odpowiada wyłącznie na pytania dotyczące procedury audytowej i wymaganych dokumentów. Zgodnie z polityką bezstronności Multicert (https://multicert.pl/o-firmie/bezstronnosc) oraz ISO/IEC 17065:2012 §4.2 nie są świadczone usługi doradcze w zakresie LCA, optymalizacji receptur ani konsultingu środowiskowego — przez okres 24 miesięcy poprzedzających audyt audytor weryfikujący nie może być stroną świadczącą takie usługi dla wytwórni objętej audytem.
14. Kontakt
W sprawach związanych z przygotowaniem dokumentacji audytowej:
Renata Wojnowska
tel.: (+48) 730 668 341
e-mail: renata.wojnowska@multicert.pl
Wsparcie techniczne platformy EPD+ Kalkulator: biuro@multicert.pl.
Konsultacja przed audytem (60 minut, w trybie zdalnym) jest świadczona bez opłaty w zakresie wymagań formalnych Programu.
Multicert Sp. z o.o.
ul. Mydlarska 47, 04-690 Warszawa
Akredytacja Polskiego Centrum Akredytacji nr AC 210 (ISO/IEC 17065:2012 — wyroby budowlane)
Dokument bazowy: PR-EPD+BET-EPD-PL:2026 — Procedura certyfikacji EPD+ /dokumenty-programowe/pr-epd/
— Koniec dokumentu ZAL-PRA-EPD+BET-EPD-PL:2026 v1.1 —